Correcte notulen in de algemene vergadering

In deze periode van boekhoudkundige afsluitingen en gewone algemene vergaderingen van vele vennootschappen, wenst Proboss NV u te informeren omtrent enkele recente evoluties in de Belgische fiscaliteit.

Als accountant en/of belastingconsulent heeft u ongetwijfeld kennis genomen van de talrijke bijdragen in de gespecialiseerde pers (waaronder Fiscoloog, Fiscale Actualiteit, Taxwin, etc.) die geregeld verwijzen naar de toepassing van de bezoldigingstheorie door de hoven en rechtbanken. Pro memorie houdt deze theorie kortweg in dat de door een vennootschap gemaakte kosten om een voordeel van alle aard toe te kennen aan haar bestuurders enkel fiscaal aftrekbaar zijn, op voorwaarde dat er effectieve of werkelijk door de bestuurder geleverde prestaties tegen overstaan ten voordele van de vennootschap. En het behoort aan elke vennootschap om de werkelijkheid van deze prestaties aan te tonen.

Om het bestaan van deze effectieve of werkelijke prestaties te verifiëren gaat de recente rechtspraak, voornamelijk in Vlaanderen, namelijk na of er binnen de vennootschap een verloningspolitiek bestaat, en/of dat de aan de bestuurder toegekende bezoldigingen bekrachtigd (dus gerechtvaardigd) werden in notulen van de algemene vergadering en/of in andere sociale documenten opgesteld door de organen van de vennootschap. Aangezien de notulen van de algemene vergadering in bijlage moeten toegevoegd worden bij de belastingaangifte van de vennootschap, laat dit, volgens sommige auteurs, aan de belastingadministratie toe om vast te stellen dat de zaken correct geregeld werden.

Op zich is de analyse van de sociale documenten louter het gevolg van de toepassing van de vennootschapswetgeving, die inderdaad verduidelijkt dat, bij gebreke aan vermelding in de statuten, het de algemene vergadering is die de exclusieve bevoegdheid heeft om het globale bedrag van de verloning van het bestuursorgaan of van de bestuurder te bepalen.

Gelet op de recente evolutie in de toepassing van de bezoldigingstheorie door de hoven en rechtbanken, acht Proboss NV het nuttig al onze gemeenschappelijke klanten, in hun eigen belang, te wijzen op de bijzondere aandacht die ze dienen te besteden aan het opstellen van sociale documenten, en meer specifiek in het kader van de bepaling van de jaarlijkse bezoldiging (of algemener van de bezoldigingspolitiek) van de bestuurders, en dit door de voorbereiding van onderbouwde verslagen en processen-verbaal en mits documentatie van de door de bestuurder geleverde prestaties.

Wij danken u alvast voor uw medewerking.