Politique de confidentialité

1. Introduction

La présente politique en matière de protection de la vie privée a pour but de vous informer sur le type de données que nous récoltons, les raisons de cette collecte, les usages que nous en faisons et la manière dont nous les partageons. Elle vous explique également vos droits en relation avec vos données à caractère personnel, dont comment nous contacter et comment déposer une réclamation.

2. Responsable du traitement de vos données à caractère personnel

Proboss SA (« nous ») est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Proboss est une société anonyme de droit belge dont le siège est situé à 1050 Bruxelles, Chaussée de Waterloo, 412F. Proboss est enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0847.388.436.

Pour toute question relative à la présente politique ou à l’exercice de vos droits concernant vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter par courrier à l’adresse ci-dessus ou par l’email à l’adresse suivante : info@proboss.be.

3. Traitement de vos données à caractère personnel

Proboss traite les données à caractère personnel de ses clients, des employés ou autres collaborateurs indépendants de ses clients ou d’autres contacts de ses clients dont les données à caractère personnel ont été communiquées à Proboss par ses clients :

1. aux fins de l’implémentation d’un plan d’options sur actions pour lequel vous nous avez missionnés et pour échanger des informations avec vous et répondre à vos questions (via courrier, e-mail, téléphone, etc.) dans le cadre de la prestation ;
2. aux fins du respect des obligations légales qui nous incombent ;
3. aux fins de garder notre base de données à jour, utiliser les informations que vous nous avez fournies pour mieux vous connaître, vous comprendre et améliorer notre offre de services et nos mailings ;
4. aux fins de facturation, d’administration et autres finalités.

4. Fondements légaux du traitement de vos données à caractère personnel

Si vous êtes notre client, le traitement de vos données à caractère personnel que nous effectuons est nécessaire dans le cadre de l’exécution du contrat, conclu entre vous et Proboss, relativement à la prestation par Proboss dont vous êtes le bénéficiaire.

Proboss traite également vos données à caractère personnel dans le respect des obligations légales qui lui incombent.

Si vous êtes un employé ou un collaborateur indépendant de notre client et que notre client vous a désigné comme personne de contact, nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime et de l’intérêt légitime de notre client d’entrer en relation avec vous.

Si vous êtes un contact de notre client et que celui-ci nous a transmis vos données à caractère personnel en votre qualité d’expert, de comptable ou parce que vous travaillez d’une manière ou d’une autre avec notre client, nous traitons également vos données sur la base de notre intérêt légitime et de l’intérêt légitime de notre client pour gérer au mieux le dossier de notre client.

Nous estimons que notre intérêt légitime et l’intérêt légitime de notre client de traiter lesdites données à caractère personnel ne prévalent pas sur vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux. Si vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel soient traitées aux fins décrites ci-dessus, vous pouvez nous contacter par e-mail à l’adresse info@proboss.be pour exercer votre droit d’opposition au traitement de vos données.

5. Types de données à caractère personnel collectées

Nous traitons les données à caractère personnel suivantes :

1. nom, prénom, titre, fonction, société, adresse professionnelle, forme juridique, adresse e-mail, numéro de téléphone/GSM et numéro de fax,
2. numéro de TVA, numéro de compte bancaire, numéro d’entreprise,
3. langue préférée, domaines d’intérêts, adhésions, secteur d’activités, ,
4. informations collectées dans le cadre des dossiers : les informations collectées dans le cadre des dossiers peuvent inclure les données à caractère personnel d’autres personnes Nous ne traitons pas ces informations dans une base de données différente. Ces données à caractère personnel sont traitées dans le cadre des dossiers créés dans notre système de gestion de documents.

La collecte de vos données à caractère personnel peut constituer une exigence légale et/ou une condition indispensable à la conclusion d’un contrat avec Proboss. Le fait de ne pas fournir vos données à caractère personnel pourrait entraîner la non conclusion du contrat avec Proboss ou l’incapacité pour Proboss d’exécuter sa prestation.

6. Partage des données à caractère personnel

En règle générale, nous ne partageons pas vos données à caractère personnel avec des tiers.

Dans certains cas, nous pourrions être amenés à les partager :

1. lorsque la loi ou une décision judiciaire l’exige ;
2. lorsque cela s’avère utile ou nécessaire, avec des sous-traitants qui traitent en notre nom pour accomplir certaines missions de traitement de données ; dans ces circonstances, nous concluons un contrat de sous-traitance avec les tiers qui auraient accès à vos données à caractère personnel dans le cadre de la prestation de leurs services ;
3. pour une question d’organisation interne pour exécuter la mission juridique que vous nous avez confiée.

7. Durée de conservation de vos données à caractère personnel

7.1. Traitement des données à caractère personnel dans le cadre de la mission que vous nous avez confiée.

Nous traitons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire dans le cadre de la mission vous avez confiée à Proboss.

Lorsque notre engagement contractuel se termine, nous conservons ces données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire aux fins de tâches comptables, fiscales ou autres exigences légales.

8. Vos droits

Vous jouissez d’un certain nombre de droits en matière de protection de la vie privée dont les droits suivants :

• Droit d’accès: vous avez le droit de savoir quels types de données à caractère personnel nous détenons, les finalités du traitement et d’obtenir une copie de vos données.
• Droit de rectification: vous avez le droit d’obtenir la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes.
• Droit à l’effacement: dans certaines circonstances, vous avez le droit d’exiger que nous effacions les données à caractère personnel vous concernant.
• Droit à la limitation du traitement: vous avez le droit d’exiger que nous arrêtions d’utiliser vos données à caractère personnel dans certaines circonstances, par exemple si vous pensez que les données que nous détenons sont inexactes ou si vous jugez que l’usage que nous faisons de vos données est illicite. Si vous exercez valablement ce droit, nous conserverons vos données à caractère personnel mais cesserons de les traiter jusqu’à ce la question soit résolue.
• Droit d’opposition : dès lors que nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données.
• Droit à la portabilité des données: vous avez le droit d’exiger de recevoir les données vous concernant que vous nous avez communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et avez le droit d’obtenir que les données à caractère personnel soient transmises directement d’un responsable du traitement à un autre, lorsque cela est techniquement possible.

Pour exercer vos droits en matière de vie privée, vous pouvez nous contacter via l’adresse e-mail suivante : info@proboss.be.

Nous pouvons être amenés à vous demander une preuve de votre identité pour des raisons de sécurité et afin d’éviter les accès non autorisés et les usages inappropriés des données à caractère personnel.

Proboss traitera votre demande dans un délai maximum d’un mois.

9. Réclamations

Pour toute question, remarque ou réclamation liée à la présente politique ou à la manière dont Proboss traite vos données à caractère personnel, n’hésitez pas à envoyer un e-mail à l’adresse info@proboss.be.

Vous pouvez également déposer votre réclamation quant à la manière dont Proboss traite vos données à caractère personnel auprès de l’Autorité belge de protection des données.

10. Amendements

Proboss se réserve le droit d’amender la présente politique aux fins de se conformer aux législations applicables en matière de vie privée. Nous pouvons à tout moment réviser la présente politique. Vous pouvez en tout temps consulter la version à jour de la présente politique sur notre site Internet.