Privacybeleid

1. Inleiding

Dit beleid heeft als doel u te informeren over het soort gegevens dat wij verzamelen, de redenen voor deze verzameling, hoe wij het gebruiken en hoe wij het delen. Het legt ook uw rechten uit in verband met uw persoonsgegevens, inclusief hoe u contact met ons kunt opnemen en een klacht kunt indienen.

2. Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens

Proboss SA (“wij”) is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Proboss is een Belgische naamloze vennootschap met haar maatschappelijke zetel te 1050 Brussel, Chaussée de Waterloo, 412F. Proboss staat geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0847.388.436.

Voor vragen over dit beleid of de uitoefening van uw rechten betreffende uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via de bovenstaande postadres of via het volgende e-mailadres: info@proboss.be.

3. Verwerking van uw persoonsgegevens

Proboss verwerkt de persoonsgegevens van zijn klanten, de medewerkers of andere zelfstandige medewerkers van zijn klanten, of andere contactpersonen van zijn klanten van wie Proboss de persoonsgegevens heeft ontvangen via zijn klanten, voor de volgende doeleinden:

• voor de implementatie van een aandelenoptieplan waarvoor u ons heeft opgedragen en om informatie met u uit te wisselen en uw vragen te beantwoorden (via post, e-mail, telefoon, etc.) in het kader van de dienstverlening;
• om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op ons rusten;
• om onze database bijgewerkt te houden, de door u verstrekte informatie te gebruiken om u beter te leren kennen en onze dienstverlening en mailings te verbeteren;
• voor facturering, administratieve en andere doeleinden.

4. Wettelijke grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens

Indien u onze klant bent, is de verwerking van uw persoonsgegevens door ons noodzakelijk voor de uitvoering van het contract tussen u en Proboss betreffende de dienstverlening van Proboss aan u.

Proboss verwerkt uw persoonsgegevens ook in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen die op haar rusten.

Als u een medewerker of een zelfstandige medewerker van onze klant bent en onze klant heeft u aangewezen als contactpersoon, verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang en het gerechtvaardigd belang van onze klant om met u te communiceren.

Als u een contactpersoon van onze klant bent en zij hebben uw persoonsgegevens aan ons verstrekt omdat u een expert, boekhouder bent, of op enige wijze samenwerkt met onze klant, verwerken wij uw gegevens ook op basis van ons gerechtvaardigd belang en het gerechtvaardigd belang van onze klant om het dossier van onze klant optimaal te beheren.

Wij zijn van mening dat ons gerechtvaardigd belang en het gerechtvaardigd belang van onze klant om de genoemde persoonsgegevens te verwerken niet zwaarder wegen dan uw belangen, vrijheden of grondrechten. Indien u niet wilt dat uw persoonsgegevens voor de bovengenoemde doeleinden worden verwerkt, kunt u contact met ons opnemen via e-mail op info@proboss.be om uw recht van bezwaar uit te oefenen.

5. Soorten verzamelde persoonsgegevens

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• naam, voornaam, titel, functie, bedrijf, zakelijk adres, rechtsvorm, e-mailadres, telefoon-/mobiel nummer, en faxnummer,
• BTW-nummer, bankrekeningnummer, bedrijfsnummer,
• voorkeurstaal, interessegebieden, lidmaatschappen, bedrijfssector, enz.,
• informatie verzameld in het kader van dossiers: deze informatie kan persoonsgegevens van andere personen bevatten. Wij verwerken deze gegevens niet in een aparte database. Deze persoonsgegevens worden verwerkt als onderdeel van de dossiers in ons documentbeheersysteem.

Het niet verstrekken van sommige van uw persoonsgegevens kan een wettelijke vereiste zijn en/of een voorwaarde om een contract met Proboss aan te gaan. Het niet verstrekken van deze gegevens kan tot gevolg hebben dat er geen contract met Proboss wordt aangegaan of dat Proboss haar dienst niet kan leveren.

6. Delen van Persoonsgegevens

Als algemene regel delen we uw persoonsgegevens niet met derden.

Er zijn echter bepaalde gevallen waarin we dat wel kunnen doen:

• Wanneer de wet of een gerechtelijke beslissing dit vereist;
• Wanneer het nuttig of noodzakelijk is, met onderaannemers die namens ons bepaalde gegevensverwerkende taken uitvoeren; in deze gevallen sluiten we een verwerkingsovereenkomst met derden die mogelijk toegang hebben tot uw persoonsgegevens tijdens het verlenen van hun diensten;
• Om interne organisatorische redenen om de juridische opdracht uit te voeren die u ons heeft toevertrouwd.

7. Bewaartermijn van uw Persoonsgegevens

7.1. Verwerking van Persoonsgegevens voor de Opdracht die u aan Proboss Heeft Gegeven

Wij verwerken uw persoonsgegevens zolang het nodig is om de opdracht uit te voeren die u aan Proboss heeft gegeven.

Wanneer onze contractuele verbintenis eindigt, bewaren we deze persoonsgegevens zolang als nodig is voor boekhoudkundige, fiscale of andere wettelijke verplichtingen.

8. Uw Rechten

U heeft verschillende rechten op het gebied van privacybescherming, waaronder de volgende:

• Recht op Toegang: u heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens we over u hebben, de doeleinden van de verwerking en om een kopie van uw gegevens te ontvangen.
• Recht op Rectificatie: u kunt de correctie aanvragen van onjuiste persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
• Recht op Wissing: onder bepaalde omstandigheden kunt u verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen.
• Recht op Beperking van de Verwerking: u kunt ons vragen om het gebruik van uw persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden te staken, bijvoorbeeld als u denkt dat de gegevens die we hebben onjuist zijn of als u vindt dat ons gebruik van uw gegevens onwettig is. Als u dit recht geldig uitoefent, bewaren we uw persoonsgegevens maar stoppen we met verwerken totdat het probleem is opgelost.
• Recht van Bezwaar: wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van ons legitiem belang, kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.
• Recht op Gegevensoverdraagbaarheid: u heeft het recht om persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. U heeft ook het recht om te verzoeken dat persoonsgegevens rechtstreeks van de ene verwerkingsverantwoordelijke naar de andere worden overgedragen, voor zover technisch mogelijk.

Om uw privacyrechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via het volgende e-mailadres: info@proboss.be.

We kunnen om een bewijs van uw identiteit vragen om veiligheidsredenen en om ongeautoriseerde toegang tot en misbruik van persoonsgegevens te voorkomen.

Proboss zal uw verzoek binnen maximaal één maand behandelen.

9. Klachten

Als u vragen, opmerkingen of klachten heeft over dit beleid of over hoe Proboss uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u een e-mail sturen naar info@proboss.be.

U kunt ook een klacht indienen over de manier waarop Proboss uw persoonsgegevens verwerkt bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

10. Wijzigingen

Proboss behoudt zich het recht voor om dit beleid te wijzigen om te voldoen aan de toepasselijke privacywetgeving. We kunnen dit beleid op elk moment herzien. De meest recente versie van dit beleid is altijd beschikbaar op onze website.